Declaraties vrijwilligers

In de afgelopen periode zijn alle administraties vanuit de voormalige afdeling overgeheveld naar het bondsbureau te Oosterbeek. Daarbij hebben we de afspraken en regels zoals die voormalige afdelingen van kracht waren ongemoeid gelaten. In de afspraken die er golden zitten nog veel verschillen. Wat in de ene afdeling als redelijk beschouwd werd, is in de andere afdeling “not done”. Dat is logisch, omdat een jarenlange historie niet zo maar te veranderen is. Nu we de oude afdelingen als afzonderlijke entiteit niet meer kennen, lijkt het logisch om de declarabele kosten van bestuur, medewerkers, commissies, werkgroepen en vrijwilligers te harmoniseren.

Het uitoefenen van een kaderfunctie binnen het NHV wordt bijzonder gewaardeerd en de werkelijk gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd. Vanuit pragmatisme kunnen ook kaderleden en vrijwilligers namens het NHV verplichtingen aangaan en/of declareren bij de financiële administratie op het bondsbureau. Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van een vergaderlocatie voor een werkgroep vergadering.

Basis voor alle verplichtingen/declaraties is dat deze gemaakt worden vanuit of ten behoeve van de functie-uitoefening. Eventuele aanvullende of afwijkende afspraken worden door het hoofd bedrijfsvoering gemaakt en schriftelijk vastgelegd. Zonder schriftelijke vastlegging van een aanvullende of afwijkende afspraak, wordt een ingediende declaratie niet betaalbaar gesteld.

Vergaderingen van regionale werkgroepen worden veelal in een verenigingsaccommodatie gehouden. Dan bedraagt de vergoeding voor het gebruik van de accommodatie € 20,=. Voorts mag de vereniging de koffie en/of thee declareren alsmede één consumptie na afloop. De voorzitter/organisator van de vergadering accordeert de factuur, vermeldt op de factuur voor welke commissie of werkgroep de vergadering was en noteert het aantal deelnemers of hecht de presentielijst aan. Wanneer er thuis vergaderd wordt, kan de gastheer € 10,= declareren voor koffie en thee.

Voor het reizen van het woonadres naar de plaats waar de NHV-activiteit plaats heeft, mogen de reiskosten worden gedeclareerd tegen het maximaal fiscaal vrijgestelde tarief. Peilmoment op 1 januari 2013: € 0,19 per kilometer. Bij twijfel over de reisafstand geldt de afstand volgens de ANWB routeplanner van postcode naar postcode volgens de snelste route. De kosten voor het openbaar vervoer worden vergoed op basis van reizen per 2e klasse en de vervoerbewijzen dienen te worden bijgesloten.

Alle andere kosten voor de uitoefening van de vrijwilligersfunctie dienen functiegerelateerd te zijn om te kunnen declareren. Hiervoor dient vooraf toestemming gegeven te worden door het hoofd bedrijfsvoering. Denk aan: telefoonkosten, internetkosten, exceptionele reiskosten, kosten voor toner, printer en copier, mobiele internetkosten, postzegels, enz. Indien er vooraf geen toestemming is gegeven, zijn de kosten niet declarabel.

Alle declaraties dienen middels dit te downloaden declaratieformulier te worden ingediend. De uitgaven die ten behoeve van het NHV zijn gedaan dienen te worden onderbouwd middels bonnetjes, kwitanties of andere betalingsbewijzen, welke aan de declaratie worden aangehecht of worden ingescand en worden bijgevoegd.

Declaraties worden maandelijks ingediend per post (Postbus 64, 6860 AB Oosterbeek) of per mail verzonden aan financien@handbal.nl, tenzij het te declareren bedrag minder is dan € 25,=. In dat geval mag over maximaal een tijdvak van drie maanden worden gedeclareerd. Declaraties dienen in ieder geval binnen 14 dagen na het kwartaaleinde te zijn ingediend.